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Règlement européen : quand informer les personnes concernées par un fichier ?

Si les données sont collectées directement auprès des personnes (formulaire papier ou en ligne, bon de commande, réservation, etc.), elles doivent être informées au moment du recueil de ces données.

Si les données ne sont pas collectées directement auprès des personnes (collecte indirecte : prospection commerciale par échange de fichiers par exemple), elles doivent être informées dès que possible (notamment lors du 1er contact avec la personne concernée) et, au plus tard, dans le délai d’1 mois (sauf exceptions).

Dans tous les cas, s'il y a une modification substantielle du fichier (nouvelle finalité, nouveaux destinataires, changement dans les modalités d'exercice des droits, violation de données etc.).  

Important : une information régulière des personnes, qui peut être fournie par exemple lorsque le responsable de traitement communique avec elles, permet d'assurer l'objectif de transparence prôné par le RGPD. 

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