Comment concilier les durées de conservation et les archives ?

1ère phase : l’utilisation courante ou « base active » qui correspond à la durée d’utilisation courante (DUC)

C’est la durée d’utilisation courante des données ou, autrement dit, la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif du traitement (établissement d’un acte d’état civil, gestion d’un bénéfi­ciaire d’une prestation, inscription aux activités périscolaires, etc.).

Durant cette phase, les données sont généralement accessibles quotidiennement aux agents, selon leurs fonctions, au sein des services opérationnels (chargés de l’état civil, du cadastre, des établissements scolaires, etc.).

Il appartient au responsable du fichier de définir cette durée et de la respecter. Lorsqu’il fait appel à des sous-traitants et qu’il n’a pas directement la main sur les données, cette durée doit être définie contractuellement.

2e phase : l’archivage intermédiaire qui correspond à la durée d’utilisation administrative (DUA)

Après leur utilisation, les données personnelles peuvent parfois être conservées dans une base d’archivage intermédiaire, distincte de la base active, avec accès restreint, dans la mesure où :

• il existe une obligation légale de conservation de données pendant une durée fixée ;
• en l’absence d’obligation de conservation, ces données présentent néanmoins un intérêt administratif, notamment en cas de contentieux, justifiant de les conserver le temps des règles de prescription/forclusion applicables.

Il ne s’agit pas de conserver l’intégralité des données mais seulement celles qui sont indispen­sables ou requises par l’obligation légale.

Ces données ne peuvent plus être utilisées par les services opérationnels : elles sont désormais conservées dans un but précis et ne sont accessibles que de façon restreinte.

Le choix du mode technique d’archivage intermédiaire est laissé à l’appréciation du respon­sable du fichier. Ces données peuvent par exemple être archivées sur un support de conserva­tion dédié avec des accès restreints aux seules personnes ayant un intérêt à en connaître en raison de leurs fonctions (par exemple le service juridique).

La décision de recourir à un archivage intermédiaire doit être prise dès la sélection du sous-traitant pour une gestion optimale.

3e phase : l’archivage définitif

Certaines données et documents présentant un intérêt historique doivent pouvoir être conser­vées et archivées, dans les conditions fixées par le code du patrimoine.

Cette mission est celle du service des Archives de France. La décision ainsi que les modalités d’archivage définitif des documents des collectivités « sont définies par accord entre le service, l’établissement ou l’organisme intéressé et le service interministériel des Archives de France de la direction générale des patrimoines » (article R. 212-13 du code du patrimoine).

Il est recommandé de les conserver sur un support physique indépendant n’autorisant qu’un accès distinct, ponctuel et précisément motivé auprès d’un service spécifique seul habilité à les consulter (par exemple, la direction des archives lorsqu’elle existe).

Afin de vous renseigner sur vos obligations en matière d’archivage définitif, vous pouvez vous rapprocher des services d’archives concernés (dans la plupart des cas pour les communes les services d’archives départementales) et consulter le site francearchives.fr.