L'accès à la messagerie d’un salarié en son absence

Comment l’employeur peut-il consulter ou utiliser la messagerie électronique professionnelle d’un salarié en cas d’absence prolongée ou de départ ?

Afin de ne pas risquer de porter atteinte à la vie privée des salariés, car ils peuvent être amenés à faire un usage privé de leur messagerie, ce qui n’est pas interdit, l’employeur doit fixer les conditions de consultation de messagerie en cas d’absence. Ces règles peuvent par exemple figurer dans une charte informatique propre à l’entreprise : elles doivent être connues des salariés qui seront informés des modalités de consultation et d’utilisation de leur messagerie pendant leur absence. Ainsi, la règle du jeu fixée à l’avance, en toute transparence, est de nature à éviter les risques de litige ultérieurs.

L’employeur peut-il consulter tous les messages envoyés ou reçus par un salarié absent ?

Les tribunaux considèrent que tout message reçu ou envoyé depuis le poste de travail mis à disposition par l’employeur a par principe un caractère professionnel. Dans ce cas, l’employeur peut le consulter. Toutefois, si le message est clairement identifié comme étant personnel, par exemple, si l’objet du message précise clairement qu’il s’agit d’un message privé ou personnel, l’employeur ne doit pas en prendre connaissance. Il doit respecter le secret des correspondances

L’employeur peut-il dans certains cas accéder aux messages qualifiés de « personnels » ?

Par principe, l’employeur doit respecter le secret des correspondances privées. Pour autant, il existe certaines limites dans la sphère professionnelle. Le secret peut ainsi être levé dans le cadre d’une instruction pénale ou par une décision de justice. Un juge peut, par exemple, prendre une ordonnance afin de désigner un huissier de justice pour accéder aux messages.

Lorsque le salarié quitte l’entreprise, comment les choses doivent-elles se passer ?

Les modalités de fermeture du compte utilisateur du salarié doivent être organisées dans la charte informatique. L’employeur doit avertir le salarié de la date de fermeture de son compte, afin de lui permettre de vider sa messagerie. L’adresse électronique nominative du salarié doit ensuite être supprimée par l’employeur.

Que faire en cas de désaccord ?

Le principe reste la concertation entre le salarié et son employeur. Toutefois, si la relation de confiance est entamée, tout litige pourra être porté devant le juge qui appréciera si l’employeur a ou non commis une atteinte à la vie privée du salarié.