Les fichiers d'état civil

Suivant le mouvement de dématérialisation de l’état civil, la plupart des communes recourent à des applications informatiques pour traiter les données de l'état civil, en particulier dans le cadre de la numérisation des actes ou la mise en place de téléservices permettant aux administrés d'effectuer en ligne certaines démarches administratives.

Une utilisation des données strictement limitée

Les données personnelles enregistrées par les services d’état civil, à l’occasion de l’établissement ou de l’actualisation d’un acte, ne doivent être utilisées que pour l’accomplissement des missions dont sont investis les maires en leur qualité d’officier de l’état civil. Ces données ne peuvent être communiquées qu’aux destinataires habilités à en connaître (administrations, délégataires ou particuliers qui en font la demande) en vertu de dispositions légales, dans les conditions et pour les finalités prévues par celles-ci.

La publication dans la presse des naissances, mariages et décès

Les données personnelles enregistrées aux fins d’inscription d’un acte sur le registre de l’état civil ne peuvent être utilisées par les élus municipaux à des fins de message de félicitations ou de condoléances ou publiées dans la presse que si, au moment de l’établissement de l’acte, les personnes concernées ont donné leur accord à ce message personnalisé ou à cette publication. Les informations collectées pour ces seules fins ne peuvent être ni conservées ni alimenter un fichier permanent.

La formule suivante peut être adoptée pour figurer sur les documents distribués aux personnes accomplissant des démarches relatives à l’état civil :

« La mairie de […] vous propose de faire part de la naissance de votre enfant, de votre mariage, ou du décès de votre proche dans le bulletin municipal. Afin de respecter votre vie privée, cette diffusion nécessite votre accord.

M., Mme […] (Nom, Prénom) accepte qu'une information relative à l'événement d'état civil déclaré ce jour soit publiée dans le bulletin municipal.

Le […] (date) »

L’information des personnes et le respect de leurs droits

Les administrés doivent être informés des traitements de leurs données d’état civil. Le RGPD renforce l’obligation d’information à l’égard des personnes dont les données sont traitées. Doivent ainsi être portés à leur connaissance :

• le nom et les coordonnées de la commune qui traite les données ;
• la finalité du traitement des données (établissement, conservation, mise à jour et délivrance des actes de l'état civil) et sa base juridique (dispositions du code civil relatif aux actes de l’état civil, en particulier l’article 40) ;
• le caractère obligatoire du recueil des données ;
• les destinataires du traitement tels que prévus par les textes (service municipal de l’état civil, INSEE, etc.) ;
• la durée de conservation des données ;
• les droits de l’administré ;
• les coordonnées du délégué à la protection des données ;
• le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

De plus, les collectivités doivent garantir aux personnes concernées l’exercice facile et effectif de leurs droits d’accès et de leur droit de rectification, exercé dans les conditions définies par les textes en vigueur en matière d’état civil.

Les fichiers d’état civil répondant à une obligation légale, le droit d’opposition ne s’applique pas.

La sécurité des données

Les actes de l’état civil sont établis sur papier, selon des procédés manuels ou informatisés (mais obligatoirement signés de façon manuscrite). Ils sont inscrits, dans chaque commune, sur un ou plusieurs registres tenus en double exemplaire.

Ainsi, lorsqu’une commune met en place un traitement automatisé pour l'établissement, la mise à jour ou la numérisation des actes, elle peut déléguer l'hébergement de ses données ou d'une sauvegarde de celles-ci à tout organisme public (département, région, EPCI…). Hormis les cas des communes nouvelles, des communes fusionnées et des communes comportant des divisions administratives, toute utilisation mutualisée du traitement doit garantir que chaque commune n'a accès qu'aux données des actes dont elle est responsable.
La commune, ou le délégataire avec l'accord de la commune, peut également faire appel à un organisme privé à la condition que celui-ci soit établi en France et que l'hébergement et la sauvegarde des données soient réalisés sur le territoire national. Dans ce cas, seule la commune, ou son délégataire, a accès au traitement, aux données associées et à leurs infrastructures d'hébergement.

Enfin, en application du RGPD, en cas de recours à un sous-traitant, notamment pour une prestation d’hébergement, un contrat précisant les conditions de la mise en œuvre des traitements de données personnelles faisant l’objet de cette sous-traitance, ainsi que les obligations de chacune des parties, doit être établi.

La durée de conservation des données

Les registres sont clos et arrêtés par l'officier de l'état civil à la fin de chaque année. Un des exemplaires est déposé aux archives de la commune, l'autre est versé au greffe du tribunal de grande instance dans le mois de leur clôture, sauf en cas de mise en place d’une gestion informatisée répondant aux caractéristiques fixées par le décret de 2017, qui dispense d’élaborer les registres en double exemplaire.

L'exemplaire déposé aux archives de la commune est conservé dans les conditions prévues par le code du patrimoine, comme pour les tables décennales (articles L.212-11 et L.212-12). L'exemplaire déposé au greffe du tribunal de grande instance est conservé pendant un délai de soixante-quinze ans avant versement aux archives départementales.

Effectuées sur place, par courrier ou par téléservice, les demandes d'actes (dont le contenu est également précisé par le décret de mai 2017), ainsi que les pièces justificatives pouvant être légitimement sollicitées en cas de doute quant à l’identité ou la qualité du demandeur, sont pour leur part conservées pendant une durée d'un an à des fins de gestion d’un éventuel contentieux.

La communication des données de l’état civil

Les actes de naissance, les actes de reconnaissance et les actes de mariage, ainsi que les registres de l'état civil qui les contiennent, datant de moins de soixante-quinze ans, ne peuvent être directement consultés que par les agents de l'État habilités à cet effet et les personnes munies d'une autorisation écrite de l'administration des archives. Au-delà de ce délai de soixante-quinze ans, l'accès de toute personne à ces actes et registres est régi par le code du patrimoine.

Le contenu et les conditions de délivrance de copies intégrales et d’extraits d’actes sont fixés par le décret de mai 2017. Toute personne peut obtenir communication d’extraits d’actes de naissance et de mariage sans indication de la filiation, ainsi que des copies intégrales des actes de décès, sauf lorsque la communication des informations y figurant est de nature à porter atteinte, compte tenu des circonstances du décès, à la sécurité des personnes désignées dans l'acte.

Ce décret prévoit également que des copies intégrales de ces actes puissent par ailleurs être délivrées à certains professionnels ou administrations (par exemple les généalogistes, l’INSEE ou les services de protection maternelle et infantile du conseil départemental), en vertu de réglementations spécifiques et dans le respect de certaines conditions.

En application du CRPA, les tables annuelles et décennales d’état civil sont, dès leur élaboration, librement communicables à toute personne qui les demande, à condition qu'elles ne comprennent pas d'autres données personnelles que le nom des personnes concernées et la date ou le numéro de l'acte (articles L311-1 et L311-6). Les autres mentions, s'il en existe, qui relèvent de la vie privée des personnes intéressées (ex. : noms et prénoms des parents pouvant figurer dans les tables décennales de naissance), ne sont communicables qu'à ces dernières et devront donc, jusqu'à l’expiration d'un délai de 50 ans à compter du dernier acte qui y est transcrit (article L213-2 du code du patrimoine), être occultées avant toute communication des tables à des tiers.