Mémoire du sport français : comment archiver les données personnelles ?

La conservation des données personnelles à des fins historiques

Certaines données personnelles collectées sur les sportifs, les dirigeants fédéraux, les présidents de clubs, telles que les résultats, les palmarès, les photographies, les affiches, peuvent présenter un intérêt historique, invoqué par les acteurs de l’écosystème (notamment institutions, clubs, fédérations sportives, ligues professionnelles), pour justifier une conservation sans limitation dans le temps des données.

En pratique, les objectifs associés à la conservation de ces données sont très nombreux. Par exemple :

• retracer les itinéraires des personnes ayant contribué au développement du sport ou ayant eu un parcours exemplaire au niveau national ou local, afin de les mettre à l’honneur ;
• connaître, commémorer, transmettre la culture et l’histoire d’un sport, d’un club, de son territoire et de sa population ;
• valoriser les champions qui sont passés dans un club déterminé ;
• conserver une trace de l’évolution des équipements sportifs ;
• identifier les politiques menées par l’État et les collectivités territoriales dans le secteur du sport ;
• participer à la compréhension des phénomènes socio-culturels et des dynamiques politiques territoriales et nationales ;
• valoriser le savoir-faire événementiel du sport français.

Que recouvre la notion d’archives dans le secteur du sport ?

Les archives sont l'ensemble des documents et données produits ou reçus par une personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support (papier, numérique, iconographique, audiovisuel…).

Par exemple, constituent des archives les documents produits ou reçus par les acteurs institutionnels (tels que le ministère chargé des Sports, l’Agence nationale du sport, l’Institut national du sport, de l’expertise et de la performance, le Comité national olympique et sportif français, le Comité paralympique et sportif français), les fédérations, délégataires ou non, les clubs, les ligues professionnelles, ou encore les sportifs eux-mêmes.

Il peut s’agir de :

• documents de nature administrative en lien avec la gestion de la structure : statuts, procès-verbaux de réunion, dossiers d’organisation d’un événement, correspondances ;
• supports d’information internes et externes : journaux, lettres d’information, affiches ou programmes;
• photographies et vidéos ;
• carnets d’entraînement.

Selon le statut de la personne qui les a produites ou reçues, ces archives sont soit publiques, soit privées.

Quel encadrement juridique s’applique à la conservation des archives publiques et privées ?

La réglementation sur la protection des données personnelles (RGPD) s’applique à l’ensemble des documents d’archives publiques ou privées comportant des données qui se rapportent à des personnes physiques directement identifiées ou identifiables (ex. : messagerie, fichiers bureautiques, vidéos de compétition). 

Par exemple, les affiches d’un club qui ne comportent aucune donnée relative à des personnes identifiées ou identifiables ne sont pas concernées par cette règlementation.

Les archives « papier » (ex. : articles de presse, correspondances) sont également concernées par la réglementation sur la protection des données personnelles si les données qu’elles contiennent font l’objet d’une structuration les rendant accessibles selon des critères déterminés. Par exemple, le classement manuel et par ordre alphabétique d’une photographie d’un sportif recevant un prix lors d’une compétition internationale est soumis à cette réglementation.

Parmi les principes qui résultent de cette réglementation figure celui de la limitation des durées de conservation. Ce principe impose de mettre en place différentes mesures pour organiser la gestion du cycle de vie des données personnelles traitées, et les durées de conservation associées. Pour tout savoir sur le cycle de vie des données, nous vous invitons à consulter la fiche « La durée de conservation des données personnelles des sportifs, dirigeants et autres personnes dans les structures sportives ».

Néanmoins, certaines informations doivent ou peuvent être conservées sans limitation de durée, dès lors qu’elles présentent, à l’issue de la phase d’exploitation courante ou de leur utilité administrative, un intérêt historique. Les données sont alors conservées à des fins archivistiques dans l’intérêt public ou à des fins de recherche scientifique ou historique.

Au plan réglementaire, dans le secteur du sport, il n’existe pas de recensement des documents à conserver à ces fins. En pratique, il appartiendra à chaque acteur d’apprécier, au cas par cas, ce qui est susceptible d’y entrer au nom de la mémoire du sport français.

Voir le schéma de synthèse

Comment distinguer les archives publiques des archives privées ?

Certains établissements publics, certaines personnes morales de droit public ou les personnes de droit privé délégataires d’une mission de service public peuvent produire également des archives privées. Pour ces acteurs, afin d’identifier la nature des archives, il convient d’examiner avec les archivistes des services publics d’archives compétents si le document produit est en lien avec leurs missions de service public.

Par exemple, les résultats sportifs d’une compétition sportive organisée par une fédération délégataire (ex. : résultats des championnats de France) constituent des archives publiques. En revanche, dans le cadre d’un gala, si une compétition sportive y est organisée par cette même fédération délégataire, les documents produits constituent des archives privées (le gala n’entrant pas dans le champ des missions de service public assignées à la fédération délégataire organisatrice).