Pièces justificatives à fournir pour l’accès à la location : un cadre juridique pris en compte par les professionnels

La CNIL a inscrit dans son programme annuel des contrôles pour l’année 2018 la vérification des pièces justificatives demandées par les agences immobilières.

Le choix des organismes à contrôler

Compte tenu du nombre important d’agences immobilières présentes sur le territoire national, la CNIL a décidé de contrôler tant des agences immobilières structurées sous la forme d’un réseau de franchises ou d’établissements secondaires que des agences indépendantes de moindre envergure. Le choix a également été fait de couvrir l’ensemble du territoire national de manière à prendre en compte des territoires dont les marchés immobiliers présentent des caractéristiques différentes (zones tendues en grande agglomération, villes de taille moyenne, etc.). Une dizaine de contrôles sur place ont ainsi été réalisés.

Quelles conclusions s’agissant des pièces justificatives ?

Les contrôles ont mis en évidence le fait que le décret de 2015 fixant la liste limitative des pièces pouvant être demandées aux candidats est respecté par la majeure partie des agences contrôlées. La plupart utilisent en effet des modèles prédéfinis mis à disposition par des syndicats professionnels, ce qui permet d’éviter toute demande de pièce excessive au regard du décret.

Cela a été confirmé par les nombreuses vérifications aléatoires de dossiers de candidatures à la location (tant au format papier qu’au format numérique) menées lors des contrôles.

Quels ont été les manquements significatifs rencontrés ?

Les contrôles ont cependant permis de mettre en évidence la récurrence de certains manquements. La CNIL a donc rappelé à chaque organisme contrôlé ses obligations en précisant les mesures correctrices attendues :

• des manquements relatifs à l’information des candidats à la location ou de leurs garants. 

La CNIL a rappelé aux organismes l’obligation d’informer les candidats à la location des droits qu’ils détiennent (droit d’accès, droit de rectification, etc.) à l’égard des données collectées au moment de la transmission de leur dossier. Cette information doit être portée à la connaissance du candidat locataire au moment de la remise de son dossier.

Exemple : les droits peuvent être précisés sur le formulaire de renseignements à compléter par le candidat.

• des manquements relatifs à la durée de conservation des données (et notamment des pièces justificatives transmises lors du dépôt d’un dossier de location) 

La CNIL a aussi rappelé aux agences contrôlées l’importance de mettre en œuvre des mesures de limitation de la durée pendant laquelle les justificatifs transmis par les candidats sont conservés (tout particulièrement dans le cas où la demande est finalement rejetée par l’agence).

Exemple : les pièces justificatives doivent être détruites dès lors qu’elles n’apparaissent plus utiles pour la décision d’attribution du logement (un archivage est néanmoins possible pour répondre à des obligations légales).

• des manquements relatifs à la sécurité des données

Les données collectées lors de la constitution d’un dossier de location révèlent de nombreuses informations sur la vie privée et la situation financière des personnes. Ces données doivent dès lors faire l’objet de mesures de protection appropriées. Aussi  des recommandations précises ont été adressées aux agences pour renforcer :

• la sécurité physique (notamment au sujet du mode de conservation et de destruction des justificatifs au format papier) ;
• la sécurité logique (en rehaussant le niveau de sécurité informatique des systèmes contenant les pièces justificatives au format numérique et en améliorant la politique de gestion des accès à ces pièces).