Quelles sont les obligations de publication en ligne ?
Les obligations de publication en ligne concernent les documents administratifs au sens du CRPA, c’est-à-dire tout document produit ou reçu par l’administration dans le cadre d’une mission de service public.
Quels sont les types de documents administratifs concernés ?
Les documents administratifs peuvent revêtir de nombreuses formes (dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, codes sources, etc.) et adopter tout support (écrit, enregistrement sonore ou visuel, forme numérique ou informatique).
Il peut s'agir de documents détenus par :
- l'État ;
- les collectivités territoriales ;
- les autres personnes de droit public ;
- les personnes de droit privé.
Pour déterminer si une personne privée est chargée d’une mission de service public, dans le silence des textes, il y a lieu de contrôler :
- si la personne privée assure une mission d'intérêt général sous le contrôle de l'administration et si elle est dotée à cette fin de prérogatives de puissance publique ;
- ou, en l'absence de telles prérogatives, si, eu égard à l'intérêt général de son activité, aux conditions de sa création, de son organisation ou de son fonctionnement, aux obligations qui lui sont imposées ainsi qu'aux mesures prises pour vérifier que les objectifs qui lui sont assignés sont atteints, il apparaît que l'administration a entendu lui confier une telle mission.
Quels documents ont un caractère administratif ?
Les documents qui ont un lien suffisamment direct avec l’exercice des missions de service public, ou qui retracent les conditions dans lesquelles l'organisme privé exerce sa mission de service public, ont un caractère administratif.
Les documents relatifs uniquement au fonctionnement interne de cet organisme sont exclus de cette liste.
Toutefois, bien qu’ils soient sans lien avec les missions de service public, les documents relatifs à la gestion du domaine privé des personnes publiques sont désormais soumis au régime d’accès des documents administratifs.
De quand doit dater le document ?
Le document doit exister à la date de la demande. Lorsqu’il n’existe pas en tant que tel, le document doit pouvoir être créé par un traitement automatisé d’usage courant (c’est-à-dire en ayant recours à un programme informatique de maniement aisé et à la disposition du service qui détient la base de données);
En d’autres termes, l'administration n'est pas tenue, sauf disposition particulière, d’élaborer un document pour répondre à une demande ni de numériser un document dont elle dispose exclusivement sous forme papier afin de le mettre en ligne. Cependant, la création d’un document peut être imposée à l’administration lorsqu’une obligation de publication implique la création d’un document ad hoc. C’est le cas par exemple de la publication des règles définissant les principaux traitements algorithmiques ou en matière d’information environnementale.
- le droit d’accès et les obligations de publication en ligne ne s’appliquent, en théorie, ni aux documents inachevés, c’est-à-dire qui n’ont pas acquis leur version définitive, ni aux documents préparatoires tant que la décision qu’ils préparent n’est pas intervenue ou que l’administration y a renoncé. Sont visés dans ce dernier cas de figure les documents qui s’inscrivent dans un processus décisionnel déterminé comme des avis préalables. En revanche les documents qui peuvent être rattachés à une hypothétique décision de l’administration ne sont pas considérés comme préparatoires.
- les administrations ne sont pas tenues de publier les archives publiques issues des opérations de sélection prévues dans le code du patrimoine (articles L. 212-2 et L. 212-3).
Attention : les obligations de publication en ligne telles que détaillées ci-après n’impliquent pas une diffusion des documents en question dans leur intégralité. En effet les administrations seront tenues de s’interroger sur la nécessité d’occulter certaines informations non communicables ou d’anonymiser le document.
