Quelles sont les modalités de diffusion en ligne ?

En effet, la diffusion en ligne de documents contenant de telles données à caractère personnel correspond à un « traitement » au sens de ce règlement.

Dès lors, les administrations procédant à la diffusion sont identifiées comme responsables de ce traitement ultérieur et doivent à ce titre respecter l’ensemble des principes applicables en matière de protection des données à caractère personnel :.

• l’information des personnes concernées sur la diffusion : lorsqu’une administration envisage une diffusion de données à caractère personnel, elle doit en informer les personnes au moment de la collecte. A cet égard, il est recommandé de préciser que les données collectées sont susceptibles de faire l’objet d’une communication à des tiers ou d’une publication en ligne en application des dispositions du livre III du CRPA ou de dispositions légales spéciales. Cette information peut être dispensée oralement ou par une mention écrite lorsque les données sont collectées par le biais de formulaires.

Par ailleurs, cette information doit également être effectuée sur l’espace en ligne où les documents sont diffusés. Dans l’hypothèse où elle n’a pas collecté elle-même les données et que l’information des personnes est impossible ou exigerait des efforts disproportionnés l’administration est tenue a minima de procéder à une information générale sur l’espace en ligne où les documents seront diffusés.En tout état de cause l’information des personnes concernées devra être concise, transparente, compréhensible, aisément accessible et dispensée dans des termes clairs et simples en application de l’article 12 du RGPD ;

• le droit d’opposition des personnes concernées à la diffusion : les personnes dont les données seront diffusées en « open data » pourront faire valoir leur droit d’opposition en application de l’article 21 du RGPD pour des raisons tenant à leur situation particulière. L’administration conservera la possibilité de refuser de faire droit à toute demande de suppression en faisant valoir un motif légitime et impérieux supérieur prévalant sur les intérêts et les droits et libertés  de la personne concernée (par exemple, dans le cadre de la publication de son organigramme en ligne, une administration pourra refuser de faire droit à une demande d’opposition qui serait formulée par un agent occupant des fonctions nécessitant que son identité soit portée à la connaissance du public) .

Par ailleurs, les bases de donnéesmises en  » pourraient être marquées par le biais de «tags » afin que chaque réutilisateur puisse identifier précisément les documents pour lesquels des droits d’opposition à certaines réutilisations ont été enregistrés par le responsable du traitement initial ;

• l’exactitude des données diffusées en ligne. Il existe différentes modalités techniques permettant de mettre à jour les données régulièrement. Par exemple, les interfaces de programmation applicative (ou API, pour Application Programming Interface) permettent de rendre disponibles des données sous un format électronique facilement utilisable et permettent également de faciliter les mises à jour ultérieures des données : toute mise à jour réalisée sur les données source (notamment pour prendre en compte une demande de rectification d’une personne sur les données qui la concernent) est automatiquement prise en compte et répercutée sur les données rendues accessibles. Les internautes, qu’ils soient ré utilisateurs ou simple lecteurs, utiliseront ainsi l’interface pour récupérer ou consulter les données mises à jour de façon automatique ;

• la limitation de la diffusion des données en ligne : le  principe de limitation de la durée de conservation implique que, par principe les administrations ne peuvent pas conserver des données à caractère personnel au-delà de la durée nécessaire à la finalité pour laquelle ces données ont été collectées. A titre exceptionnel, elles peuvent archiver ces données selon les préconisations des archives de France. En pratique s’agissant de l’ « open data », lorsqu’une administration procède à la suppression ou à l’archivage définitif d’un document administratif, elle doit procéder simultanément à la suppression de la publication dudit document.    

• la sécurisation des données : les administrations devront mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles de nature garantir la sécurité de la plateforme depuis laquelle seront publiées les données,  de telle sorte qu’elle  puisse résister à des événements accidentels ou à des actions illégales ou malveillantes qui compromettraient  la disponibilité, l'authenticité ou l'intégrité des données.

Dans l'hypothèse où le document sollicité est effectivement disponible sous un format répondant aux exigences précitées, l'administration n’est pas tenue de publier le document sous un format différent de celui qu’elle utilise déjà pour satisfaire une demande particulière.

Dans le cas contraire, l’administration devra procéder aux conversions nécessaires. Toutefois, elle n’est pas liée par le souhait du demandeur quant au choix du format à retenir pour satisfaire les exigences précitées. 

Il n’existe pas de standard imposé pour la diffusion des jeux de données en ligne. Pour une même typologie de données, chaque administration pourra utiliser différents formats. Le référentiel général d'interopérabilité (RGI) fixe les règles techniques permettant d’assurer l’interopérabilité des systèmes d’information et détermine notamment les répertoires de données, les normes et les standards qui doivent être utilisés par les autorités administratives. La version 2.0 du RGI a été publiée par arrêté du 20 avril 2016.

Le standard choisi doit en revanche répondre aux conditions suivantes : Il doit être uniformisé (un format identique pour toutes les données regroupées au sein d’un même jeu de données)  et chaque jeu de données  doit être lisible par une machine. Il convient donc de privilégier les formats non-propriétaires (tel que le format CSV) lors de la publication pour que les données publiées soient effectivement ouvertes. Un format propriétaire conditionne la possibilité d'utilisation des données à l'usage et l’achat de logiciels propriétaires. Un format ouvert est un format qui n’impose pas un logiciel spécifique pour ouvrir le fichier. Il garantit l’interopérabilité d’un fichier, c’est-à-dire l’accès, entre outils, garante de l’accès, la disponibilité, la gratuité et la durabilité des données.

Des règles détaillées et précises lors dedoivent être définies pour  l’enregistrement des données, incluant la fourniture en renseignant desde métadonnées doivent être définies. Il s’agit de données quiCes dernières fournissent des informations sur les données publiées telles que la source, le thème,  l’auteur, la date de création,  la date de la dernière mise à jour, etc.  Il convient de procéder selon les normes du RGI afin de garantir l’interopérabilité des outils manipulant ces données.

Enfin, la consultation en ligne de documents administratifs librement communicables ne peut être subordonnée à la création préalable d'un compte personnel que dans le cas où la création de ce compte s’effectue de façon est générée automatiquement, sans validation ou intervention l’usager.

• Mise à disposition de données à titre gratuit (principe) :

Il n’y a pas d’obligation pour les administrations de fixer une licence pour leurs données publiques mises à disposition gratuitement mais elles y sont fortement invitées à des fins pédagogiques, afin de faciliter aux réutilisateurs la compréhension de leurs droits et obligations.

Afin d’éviter la prolifération des licences et d’assurer la circulation la plus fluide des données publiques et permettre leur croisement, les administrations ont un choix limité de licences utilisables pour la réutilisation à titre gratuit d’informations publiques, qu’il s’agisse de données ou de code source de logiciels. Elles figurent sur une liste établie par décret.

Lorsqu’aucune licence prévue dans le décret ne répond aux besoins particuliers d’une administration et qu’elle souhaiterait recourir à une licence spécifique, elle devra en demander préalablement l’homologation par l’Etat après avoir adressé une demande motivée à la DINSIC.

• Mise à disposition de données à titre onéreux (exception) :

Dès lors que les données publiques sont mises à disposition contre le paiement d’une redevance, les administrations sont dans l’obligation de fixer une licence et de mettre une ou des licences types, par voie électronique, à la disposition des personnes intéressées par la réutilisation de ces informations.

Une administration pouvant pratiquer des redevances peut parfaitement établir plusieurs licences pour les mêmes données, comme une licence payante pour les usages commerciaux et gratuite pour les usages non commerciaux (qui doivent cependant être précisément distingués).

À noter : les conditions de réutilisation des informations publiques ainsi que, le cas échéant, le montant des redevances et les bases de calcul retenues pour la fixation de ce montant constituent des informations qui doivent également être publiées en « open data » dans un standard ouvert, par les administrations qui ont produit ou reçu ces informations publiques.